📝 Procédure de gestion de la fiche de pointage

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📌 Objectif

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👥 Responsables - Technicien : saisie quotidienne à la fin de chaque journée.

👥 Responsable de centre / Chef de service : vérification et validation quotidienne.

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📅 1. Organisation de la fiche

La fiche comporte : - Une ligne par technicien. - Une colonne par jour (Lundi à Dimanche). - Dans chaque colonne :

1. Case Présence : à cocher ✔️
2. Case Heures Supplémentaires : champ vide pour inscrire le nombre d’heures*

*Si l'heure supplementaire doit etre payée le technicien doit obligatoirement utiliser le modèle d’ancienne fiche horaire journalière

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🧭 2. Procédure quotidienne de pointage

Étape 1 – Fin de journée : Saisie par le technicien

Le technicien doit : - Cocher la case Présence du jour concerné.

- Indiquer le nombre d’heures supplémentaires le cas échéant (ex : 1, 2,5…).

- Si les heures supplémentaires sont à payer, remplir également la justification sur l’ancienne fiche d’heure journalière (motif, horaires exacts, intervention…).

Étape 2 – Vérification par le responsable

Le responsable de centre ou chef de service doit :

- Vérifier la présence cochée.

- Contrôler la cohérence des heures supplémentaires déclarées.

- Vérifier que chaque heure supplémentaire payée est correctement justifiée sur l’ancienne fiche d’heure journalière.

- Apposer son visa ou paraphe en cas de conformité.

Étape 3 – Correction si nécessaire

Si une incohérence est identifiée :

- Le responsable demande correction immédiate au technicien.

- La case corrigée doit être paraphée par les deux parties.

Étape 4 – Validation mensuel

En fin de mois :

- Le responsable relit toutes les lignes complétées.

- Il signe en bas de la fiche pour validation globale.

- La fiche est transmise au service administratif par le système informatique.

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📦 3. Archivage

- Les fiches remplies sont conservées selon les règles internes.

- Les fiches justificatives d'heures supplémentaires doivent être jointes et classées.

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